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Workshop: Weniger Meeting. Mehr Zeit.

Für Unternehmen, deren Meetingregeln im Alltag zu wenig gelebt werden.

Meetings effizient gestalten und verlorene Arbeitszeit zurückgewinnen

Ohne neue Regeln und ohne Großprojekt: In zwei halben Tagen online lernen Führungskräfte und Mitarbeitende, Meetings aktiv mitzugestalten und ihre bestehenden Regeln wirklich zu leben.

Aus einem unserer Praxisprojekte: kleinere Runden, weniger Meetings nur zum Zuhören, schneller konkrete Ergebnisse.

  • 2 × ½ Tagonline, ohne Anreise
  • ca. 4 WochenTransfer im eigenen Meetingalltag
  • 20 Minutenkostenloses Vorgespräch
Ihre WocheVorher
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MeetingZeit für die eigentliche Arbeit
Schematische Darstellung
Kennen Sie das?

Die Meetingregeln hängen an der Wand. Der Kalender ist trotzdem voll.

Meetings werden schnell zu einem erheblichen Zeitfaktor. Pünktlich starten, Agenda verschicken, Handy weg: Diese Regeln klingen vernünftig und fast alle finden sie gut. Nach ein paar Wochen schleicht sich trotzdem oft die alte Routine wieder ein. Und für die eigentliche Arbeit bleibt zu wenig Zeit.

Wir haben keine Zeit für unsere eigentliche Arbeit. Wir sitzen viel zu oft in Meetings, und die gehen viel zu lange.

So oder so ähnlich hören wir es in unseren Zeitmanagement-Trainings, von Mitarbeitenden und von Führungskräften.
Wo die Zeit verloren geht
  • Der eigene Beitrag ist unklar
  • Zu viele Personen nehmen teil
  • 60 Minuten, aber keine Agenda
  • Diskussionen ufern aus
  • Ergebnisse werden nicht ausreichend dokumentiert

Meistens fehlt es weniger an den Regeln. Es fehlt der Transfer in den Alltag und das Gefühl, selbst etwas verändern zu dürfen. Genau da setzt unser Workshop an.

Was kosten Ihre Meetings? Jetzt berechnen
Meetingzeit-Rechner

Was kosten Ihre Meetings pro Jahr?

Stellen Sie die Regler auf Ihre Situation ein. Sie sehen sofort, wie viele Stunden und Kosten pro Jahr in Meetings stecken, die kürzer, kleiner oder verzichtbar sein könnten. Ihre eigene Zahl, keine Statistik.

20 Personen
8 Meetings
60 Minuten
25 %
Ihre Einschätzung aus dem Alltag
55 €
inklusive Lohnnebenkosten, geschätzt
Ihre Schätzung pro Jahr
1.760Std.
Meetingstunden, die kürzer oder verzichtbar sein könnten
Meetingstunden insgesamt pro Jahr7.040 Std.
≈ 220Das entspricht ungefähr so vielen Arbeitstagen
96.800 €Geschätzte Kosten dieser Meetingzeit

Schon ein Teil davon zurückgewonnen ist Zeit für die eigentliche Arbeit. Im kostenlosen Vorgespräch schauen wir gemeinsam, wo bei Ihnen der größte Hebel liegt.

Kostenloses Vorgespräch (20 Min.)

Eine grobe Schätzung auf Basis Ihrer Eingaben. Die Startwerte sind Beispielwerte. Gerechnet wird mit 44 Arbeitswochen pro Jahr und 8 Stunden pro Arbeitstag.

Unser Ansatz

Was kann ich selbst tun?

Im Workshop geht es nicht darum, neue Meetingregeln zu entwickeln. Sondern darum, den eigenen Handlungsspielraum stärker zu nutzen: Meetings effizienter planen und aktiv mitgestalten, bewusster mit Meetingeinladungen umgehen und dadurch wertvolle Arbeitszeit zurückgewinnen.

Im Mittelpunkt steht die eigene Selbstwirksamkeit. Weg vom Gefühl, dem Meetingkalender ausgeliefert zu sein, hin zu einem bewussteren und selbstbestimmteren Umgang mit der eigenen Zeit.

Ihre bestehenden Meetingregeln bleiben. Sie werden im Alltag konsequenter genutzt.
Nutzen für die Teilnehmenden
  1. 01

    Zeitfresser erkennen

    Sie erkennen typische Zeitfresser in Meetings und nutzen Ihren eigenen Handlungsspielraum gezielter.

  2. 02

    Bewusst zu- und absagen

    Sie entscheiden bewusster, welche Meetings Ihre Teilnahme wirklich erfordern, und wie Sie mit nicht relevanten Einladungen umgehen.

  3. 03

    Eigene Meetings kürzer planen

    Sie planen und strukturieren eigene Meetings kürzer, fokussierter und verbindlicher.

  4. 04

    Auch als Teilnehmer:in steuern

    Sie tragen auch als Teilnehmer:in aktiv zu Fokus, Struktur und klaren Ergebnissen bei.

  5. 05

    Meetingzeit dauerhaft reduzieren

    Sie entwickeln konkrete Routinen, um Meetingzeit zu reduzieren und selbstbestimmter mit Ihrer Arbeitszeit umzugehen.

Aus der Praxis

Der Game Changer: Jeder darf an die Regeln erinnern

Mit einem Unternehmen haben wir die Meetingkultur gemeinsam neu gedacht. Führungskräfte und freiwillige Mitarbeitende haben Meetingprinzipien entwickelt, acht Regeln hingen danach in jedem Meetingraum. Nach ein paar Wochen zeigte sich trotzdem: Die alte Routine schlich sich wieder ein.

Den Unterschied hat eine neue Regel gemacht. Jeder im Unternehmen darf auf die Meetingprinzipien aufmerksam machen, unabhängig von Rolle und Hierarchie. Und die Geschäftsleitung hat alle ausdrücklich dazu aufgefordert.

Nicht nur erlaubt, sondern erwünscht.

Plötzlich hatten viele ihre Agenda dabei, die Runden wurden kleiner, und Mitarbeitende haben ihre Chefs erinnert, liebevoll mit Augenzwinkern oder mit Beharrlichkeit, je nach Typ.

Der MeetingcheckSätze, die jede und jeder sagen darf
  • Uns fehlt die Agenda für das Meeting.
  • Wir sind gerade zu tief im Detail. Wollen wir das parken?
  • Wir haben noch 10 Minuten. Was priorisieren wir jetzt?
  • Danke für die Einladung. Was brauchst du da von mir?
  • Eigentlich reicht dir das Protokoll.
„Es war ein voller Erfolg und hat sich gelohnt.“
Rückblick des Unternehmens
  • Kleinere Runden
  • Weniger Meetings nur zum Zuhören
  • Schneller ein konkretes Ergebnis
So läuft der Workshop ab

Zwei halbe Tage online. Dazwischen: echter Meetingalltag.

Zwischen den beiden Online-Workshops probieren die Teilnehmenden konkrete Veränderungen in ihrem eigenen Meetingalltag aus. So wird aus einem Seminar kein schönes Papier für die Schublade, sondern Transfer in die Praxis.

  1. 1
    Teil 1½ Tag online

    Weniger Meetings, mehr Selbstbestimmung

    • Eigene Meeting-Zeitfresser und persönliche Handlungsspielräume erkennen
    • Bewusst entscheiden: teilnehmen, absagen oder Teilnahme eingrenzen?
    • Eigene Meetings effizient planen und strukturieren
    • Bestehende Meetingregeln konsequenter im Arbeitsalltag nutzen
    • Persönliche Veränderung für die Transferphase festlegen
  2. 2
    Transferca. 4 Wochen

    Ausprobieren im eigenen Alltag

    • Konkrete Veränderungen im eigenen Meetingalltag ausprobieren
    • Erfahrungen sammeln, was funktioniert und wo es hakt
  3. 3
    Teil 2½ Tag online

    Meetings aktiv und wirksam gestalten

    • Erfahrungen aus der Transferphase reflektieren und Lösungen für Hürden entwickeln
    • Auch als Teilnehmer:in Fokus, Struktur und Effizienz aktiv beeinflussen
    • Abschweifungen, Wiederholungen und Zeitüberschreitungen konstruktiv ansprechen
    • Entscheidungen und nächste Schritte verbindlich klären
    • Digitale Tools und KI sinnvoll zur Vorbereitung und Ergebnissicherung einsetzen
  4. 4
    Optional6 Monate

    Transferpaket Meetingimpulse

    • 6 kurze E-Mail-Impulse im Abstand von ca. vier Wochen
    • Zentrale Inhalte auffrischen, dazu Praxistipps, digitale Tipps und KI-Hacks
    • Jeder Impuls mit einer konkreten Transferidee für den Arbeitsalltag
Methodik
  • Kurze, praxisnahe Impulse
  • Interaktive Übungen und Erfahrungsaustausch
  • Arbeit an echten Meeting-Situationen aus dem eigenen Arbeitsalltag
Zwei Wege, ein Ziel

Welche Variante passt zu Ihrer Meetingkultur?

KompaktMeetingregeln gibt es schon, gelebt werden sie zu wenig

Weniger Meeting. Mehr Zeit.

Der Workshop für den häufigsten Fall. Die Teilnehmenden nutzen ihren eigenen Handlungsspielraum und die bestehenden Regeln konsequenter im Alltag.

  • 2 halbtägige Online-Workshops
  • ca. 4 Wochen Transferphase dazwischen
  • Optional: 6 Monate Meetingimpulse per E-Mail
UmfassendEs gibt noch keine Regeln oder sie passen nicht mehr

Meetingkultur gemeinsam neu entwickeln

Ein kleiner Organisationsentwicklungsprozess. Nicht top-down, sondern mit Führungskräften und Mitarbeitenden gemeinsam. Wir moderieren, begleiten methodisch und halten den Rahmen.

  1. 1Workshop mit den Führungskräften: Ist-Analyse und erster Entwurf
  2. 2Co-Creation mit Mitarbeitenden: Alltagstauglichkeit prüfen
  3. 3Zusammenführen: Meetingprinzipien und Rollout-Kit
  4. 4Erprobungsphase und Follow-up: nachschärfen, was hakt

Beide Varianten gibt es für Führungskräfte und Mitarbeitende gemeinsam oder getrennt nach Zielgruppe. Inhalte und Format passen wir an Ihr Unternehmen an.

Porträt von Saskia Pihaly, Inhaberin von PIHALY Personalentwicklung
Über 20 Jahre Praxiserfahrung
Wer hinter dem Workshop steht

PIHALY Personalentwicklung

Saskia Pihaly, Inhaberin und eine unserer Trainerinnen

Bei PIHALY Personalentwicklung arbeiten wir als Team aus Trainerinnen, Trainern und Coaches mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Inhaberin Saskia Pihaly bringt über 20 Jahre Praxiserfahrung mit Führungskräften mit, 6 Jahre davon in der Selbständigkeit als Trainerin. Ihre Schwerpunkte sind Selbstorganisation, Zeitmanagement und Kommunikation, genau dort, wo Meetings den Kalender füllen.

In unseren Seminaren und Trainings handeln wir die Themen nicht standardmäßig ab. Denn wir möchten, dass unsere Seminare den Teilnehmenden wirklich in ihrem Arbeitsalltag weiterhelfen und praktisch anwendbar sind.
Häufige Fragen

Was Sie vorab wissen möchten

Ihre Frage ist nicht dabei? Stellen Sie sie einfach im kostenlosen Vorgespräch. Wir melden uns in Kürze bei Ihnen.

Zum Vorgespräch

Gerade dann. Der Workshop ist für Unternehmen gedacht, in denen es Meetingregeln bereits gibt, die im Alltag aber zu wenig gelebt werden. Wir entwickeln keine neuen Regeln, sondern schauen gemeinsam, wie jede und jeder die bestehenden Regeln und den eigenen Handlungsspielraum konsequenter nutzen kann.

Kostenloses Vorgespräch

20 Minuten, die Ihnen Meetingzeit zurückgeben können

Drei kurze Fragen zu Ihrer Ausgangslage, dann Ihre Kontaktdaten. Wir melden uns in Kürze bei Ihnen für ein kostenloses Vorgespräch von 20 Minuten und klären gemeinsam, welches Format zu Ihrem Unternehmen passt.

So geht es weiter
  1. 1Sie beantworten drei kurze Fragen
  2. 2Wir melden uns in Kürze bei Ihnen
  3. 3Im 20-minütigen Vorgespräch klären wir das passende Format

Kostenlos und unverbindlich. Ihre Angaben nutzen wir nur für Ihre Anfrage.

Schritt 1 von 2

Ihre Ausgangslage

Wie sieht es bei Ihnen aus? *
Für wen soll der Workshop sein? *