In einem zweitägigen Online-Seminar zum Thema Selbstorganisation und Zeitmanagement, das wir bei PIHALY Personalentwicklung für die Führungskräfte eines Verkehrsunternehmens durchgeführt haben, wurde eine Diskussion angestoßen, die mir immer wieder begegnet.
Am ersten Tag schauten wir uns unter anderem an, wie man Aufgaben nach den Aspekten Wichtig und Dringend unterscheiden kann. Das Eisenhower Prinzip, das uns Entscheidungen bewusster treffen lässt, um den eigenen Arbeitsalltag in Hinblick auf unsere Ziele bewusster zu gestalten. Denn sonst werden wir von den dringlichen Aufgaben so sehr vereinnahmt, dass keine Zeit mehr für das wirklich Wichtige bleibt.
Sieben der zwölf Teilnehmenden waren sofort dabei. Sie nannten die Matrix am Ende des Tages als ihre wichtigste Erkenntnis.
„Das funktioniert bei uns nicht. Wir haben keine B-, C- oder D-Aufgaben. Bei uns ist alles wichtig und dringend."
Aus ihrer Sicht kann ich dieses frustrierende Gefühl gut nachvollziehen. Und ich kenne auch den Grund dafür. Schauen wir uns deshalb das Eisenhower Prinzip erst einmal an.
Das Eisenhower Prinzip kurz erklärt
Das Eisenhower Prinzip teilt Aufgaben in vier Bereiche ein.
- A-Aufgaben: wichtig und dringend. Sie werden sofort erledigt.
- B-Aufgaben: wichtig, aber noch nicht dringend. Sie werden eingeplant.
- C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig. Sie werden delegiert oder gebündelt.
- D-Aufgaben: weder wichtig noch dringend. Sie werden gestrichen.
Das klingt zunächst logisch. Aber die Eisenhower Matrix funktioniert nur dann, wenn man tatsächlich Entscheidungsspielraum hat. Wenn man selbst bestimmen kann, was zuerst abgearbeitet werden soll.
In manchen Arbeitsbereichen ist dieser Spielraum jedoch sehr eingeschränkt und das erzeugt oft ein frustrierendes Gefühl.
Wenn das Eisenhower Prinzip nicht greift
Die fünf Führungskräfte in unserem Seminar arbeiten in Bereichen, in denen wenig Planbarkeit herrscht.
Ihr Alltag: auf akute Situationen reagieren, Gespräche führen, Probleme lösen, spontane Anfragen. Immer wieder Unterbrechungen.
Ihr Gefühl: komplett fremdbestimmt.
Und aus ihrer Perspektive stimmte das sogar. Jedes Anliegen, das an sie herangetragen wurde, hatte eine gewisse Dringlichkeit. Es kam von außen, es musste beantwortet werden, und es ließ sich kaum verschieben.
Die Eisenhower Matrix brachte ihnen in diesem Moment keinen Mehrwert. Nicht weil die Methode falsch ist, sondern weil die Ausgangsfrage eine andere war.
Denn in diesem Fall lautete die richtige Frage nicht mehr: Was ist wichtig? Sondern: Wie gehe ich mit wichtigen Aufgaben sinnvoll um?
Zeitmanagement im fremdbestimmten Führungsalltag
Wenn die Eisenhower Matrix nicht greift, müssen wir anders vorgehen. Andere Fragen stellen und den Handlungsspielraum unter die Lupe nehmen. Deshalb sind wir am zweiten Tag zweigleisig gefahren.
Die eine Gruppe hat mit der Eisenhower Matrix ihren nächsten Tag geplant, ergänzt durch die ALPEN Methode für eine strukturierte Tagesplanung.
Für die andere Gruppe haben wir zunächst eine andere Frage gestellt: Gibt es wirklich keinen Handlungsspielraum?
Wir haben gemeinsam geschaut:
- Wie werden Gespräche geführt? Schnell und reaktiv oder mit kurzer Vorbereitung?
- Wie schnell wird auf Anfragen reagiert? Sofort oder zu einem selbst gewählten Zeitpunkt?
- Welche Grenzen werden gesetzt? Wird jede Unterbrechung angenommen oder gibt es Fokuszeiten?
- Was wird selbst gelöst und was nicht?
- Wie wird mit immer wiederkehrenden Fragen umgegangen?
Plötzlich sah die Situation anders aus. Der Spielraum war kleiner als bei anderen Führungskräften. Aber er war da.
Die A1-A4-Matrix: Ein anderer Blick auf Prioritäten
Für Führungskräfte, die sich nur mit A-Aufgaben konfrontiert sehen, setzen wir in unseren Seminaren bei PIHALY Personalentwicklung eine andere Matrix ein.
Nicht mehr die Frage: wichtig oder dringend? Sondern: Wie gehe ich mit dieser wichtigen Aufgabe um?
Gerade A4 ist der größte Hebel, der die meiste Entlastung bringt.
Ein Beispiel aus dem Seminar: die Führungskräfte werden regelmäßig zur Auskunftsstelle für HR-Fragen. Wie viele Urlaubstage habe ich noch? Welche Regelung gilt bei Teilzeit?
- A1-Denken: Ich beantworte die Frage direkt.
- A4-Denken: Das ist ein HR-Thema. Ich leite weiter.
Oder: wenn immer dieselben Fragen auftauchen, wie löse ich das? A4-Denken bedeutet, an die richtigen Ansprechpartner weiterleiten, einmalig eine Kurzanleitung, ein FAQ-Dokument oder einen Teamskanal einzurichten. Oder eine gemeinsame Wissensdatenbank erstellen. Damit die Frage nie wieder auf dem eigenen Tisch landet.
Was in unserem Hirn passiert, wenn wir fremdbestimmt arbeiten
Unser Hirn registriert sehr genau, ob wir selbst entscheiden oder nur reagieren.
Wer den ganzen Tag Anfragen von außen abarbeitet, ohne das Gefühl zu haben, selbst zu steuern, ist abends auf eine ganz besondere Weise erschöpft. Nicht, weil zu viel getan wurde. Sondern weil nichts davon selbstbestimmt war.
Das Gefühl von Handlungsfreiheit ist keine Kleinigkeit. Es beeinflusst direkt, wie viel Dopamin unser Hirn ausschüttet. Und Dopamin ist der entscheidende Faktor für Motivation, Energie und die Bereitschaft, am nächsten Tag wieder loszulegen.
Die fünf Führungskräfte in unserem Seminar hatten am Ende des zweiten Tages etwas erkannt: Ihr Handlungsspielraum war kleiner als sie sich gewünscht hätten. Aber er existierte. Und das allein veränderte etwas.
Was das für Führungskräfte bedeutet
Zeitmanagement ist keine Frage der richtigen Methode. Es ist zuerst eine Frage der Haltung: Wo habe ich Einfluss? Was kann ich gestalten? Wo darf ich delegieren, weiterleiten oder Strukturen schaffen, die langfristig entlasten?
Das Eisenhower Prinzip ist ein wertvolles Werkzeug. Für viele Führungskräfte ist es genau das Richtige.
Für andere ist der erste Schritt, überhaupt den eigenen Handlungsspielraum zu erkennen. Und dann zu entscheiden, wie man ihn nutzt.
Mehr Hintergrund zu Methoden und Haltung finden Sie im Artikel Selbstorganisation und Zeitmanagement.
In unseren Seminaren und Trainings handeln wir die Themen nicht standardmäßig ab. Wenn Führungskräfte mit ihren besonderen Herausforderungen in den Raum kommen, wird das Seminar flexibel angepasst. Denn wir möchten, dass unsere Seminare den Teilnehmenden wirklich in ihrem Arbeitsalltag weiterhelfen und praktisch anwendbar sind.