Raus aus dem Hamsterrad – die besten Strategien für berufstätige Eltern
Eisenhower Prinzip: Was tun, wenn sich alle Aufgaben wie A-Aufgaben anfühlen?
In einem zweitägigen Online-Seminar zum Thema Selbstorganisation und Zeitmanagement, das wir bei PIHALY Personalentwicklung für die Führungskräfte eines Verkehrsunternehmens durchgeführt haben, wurde eine Diskussion angestoßen, die mir immer wieder begegnet.
Am ersten Tag schauten wir uns unter anderem an, wie man Aufgaben nach den Aspekten Wichtig und Dringend unterscheiden kann. Das Eisenhower Prinzip, das uns Entscheidungen bewusster treffen lässt, um den eigenen Arbeitsalltag in Hinblick auf unsere Ziele bewusster zu gestalten. Denn sonst werden wir von den dringlichen Aufgaben so sehr vereinnahmt, dass keine Zeit mehr für das wirklich Wichtige bleibt.
Sieben der zwölf Teilnehmenden waren sofort dabei. Sie nannten die Matrix am Ende des Tages als ihre wichtigste Erkenntnis.
Fünf sagten: „Das funktioniert bei uns nicht. Wir haben keine B-, C- oder D-Aufgaben. Bei uns ist alles wichtig und dringend."
Aus ihrer Sicht kann ich dieses frustrierende Gefühl gut nachvollziehen. Und ich kenne auch den Grund dafür.
Schauen wir uns deshalb das Eisenhower Prinzip erst einmal an.
Das Eisenhower Prinzip kurz erklärt
Das Eisenhower Prinzip teilt Aufgaben in vier Bereiche ein.
- A-Aufgaben: wichtig und dringend. Sie werden sofort erledigt.
- B-Aufgaben: wichtig, aber noch nicht dringend. Sie werden eingeplant.
- C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig. Sie werden delegiert oder gebündelt.
- D-Aufgaben: weder wichtig noch dringend. Sie werden gestrichen.
Das klingt zunächst logisch. Aber die Eisenhower Matrix funktioniert nur dann, wenn man tatsächlich Entscheidungsspielraum hat. Wenn man selbst bestimmen kann, was zuerst abgearbeitet werden soll.
In manchen Arbeitsbereichen ist dieser Spielraum jedoch sehr eingeschränkt und das erzeugt oft ein frustrierendes Gefühl.
Wenn das Eisenhower Prinzip nicht greift
Die fünf Führungskräfte in unserem Seminar arbeiten in Bereichen, in denen wenig Planbarkeit herrscht.
- Ihr Alltag: auf akute Situationen reagieren, Gespräche führen, Probleme lösen, spontane Anfragen. Immer wieder Unterbrechungen.
- Ihr Gefühl: komplett fremdbestimmt.
Und aus ihrer Perspektive stimmte das sogar. Jedes Anliegen, das an sie herangetragen wurde, hatte eine gewisse Dringlichkeit. Es kam von außen, es musste beantwortet werden, und es ließ sich kaum verschieben.
Die Eisenhower Matrix brachte ihnen in diesem Moment keinen Mehrwert. Nicht weil die Methode falsch ist, sondern weil die Ausgangsfrage eine andere war.
Denn in diesem Fall lautete die richtige Frage nicht mehr: Was ist wichtig?
Sondern: Wie gehe ich mit wichtigen Aufgaben sinnvoll um?
Zeitmanagement im fremdbestimmten Führungsalltag
Wenn die Eisenhower Matrix nicht greift, müssen wir anders vorgehen. Andere Fragen stellen und den Handlungsspielraum unter die Lupe nehmen. Deshalb sind wir am zweiten Tag zweigleisig gefahren.
Die eine Gruppe hat mit der Eisenhower Matrix ihren nächsten Tag geplant, ergänzt durch die ALPEN Methode für eine strukturierte Tagesplanung.
Für die andere Gruppe haben wir zunächst eine andere Frage gestellt: Gibt es wirklich keinen Handlungsspielraum?
Wir haben gemeinsam geschaut:
- Wie werden Gespräche geführt? Schnell und reaktiv oder mit kurzer Vorbereitung?
- Wie schnell wird auf Anfragen reagiert? Sofort oder zu einem selbst gewählten Zeitpunkt?
- Welche Grenzen werden gesetzt? Wird jede Unterbrechung angenommen oder gibt es Fokuszeiten?
- Was wird selbst gelöst und was nicht?
- Wie wird mit immer wiederkehrenden Fragen umgegangen?
Plötzlich sah die Situation anders aus. Der Spielraum war kleiner als bei anderen Führungskräften. Aber er war da.
Die A1-A4-Matrix: Ein anderer Blick auf Prioritäten
Für Führungskräfte, die sich nur mit A-Aufgaben konfrontiert sehen, setzen wir in unseren Seminaren bei PIHALY Personalentwicklung eine andere Matrix ein.
Nicht mehr die Frage: wichtig oder dringend?
Sondern: Wie gehe ich mit dieser wichtigen Aufgabe um?
Gerade A4 ist der größte Hebel, der die meiste Entlastung bringt.
Ein Beispiel aus dem Seminar: die Führungskräfte werden regelmäßig zur Auskunftsstelle für HR-Fragen. Wie viele Urlaubstage habe ich noch? Welche Regelung gilt bei Teilzeit?
- A1-Denken: Ich beantworte die Frage direkt.
- A4-Denken: Das ist ein HR-Thema. Ich leite weiter.
Oder: wenn immer dieselben Fragen auftauchen, wie löse ich das? A4-Denken bedeutet, an die richtigen Ansprechpartner weiterleiten, einmalig eine Kurzanleitung, ein FAQ-Dokument oder einen Teamskanal einzurichten. Oder eine gemeinsame Wissensdatenbank erstellen. Damit die Frage nie wieder auf dem eigenen Tisch landet.
Was in unserem Hirn passiert, wenn wir fremdbestimmt arbeiten
Unser Hirn registriert sehr genau, ob wir selbst entscheiden oder nur reagieren.
Wer den ganzen Tag Anfragen von außen abarbeitet, ohne das Gefühl zu haben, selbst zu steuern, ist abends auf eine ganz besondere Weise erschöpft. Nicht, weil zu viel getan wurde. Sondern weil nichts davon selbstbestimmt war.
Das Gefühl von Handlungsfreiheit ist keine Kleinigkeit. Es beeinflusst direkt, wie viel Dopamin unser Hirn ausschüttet. Und Dopamin ist der entscheidende Faktor für Motivation, Energie und die Bereitschaft, am nächsten Tag wieder loszulegen.
Die fünf Führungskräfte in unserem Seminar hatten am Ende des zweiten Tages etwas erkannt:
Ihr Handlungsspielraum war kleiner als sie sich gewünscht hätten. Aber er existierte. Und das allein veränderte etwas.
Was das für Führungskräfte bedeutet
Zeitmanagement ist keine Frage der richtigen Methode.
Es ist zuerst eine Frage der Haltung: Wo habe ich Einfluss? Was kann ich gestalten? Wo darf ich delegieren, weiterleiten oder Strukturen schaffen, die langfristig entlasten?
Das Eisenhower Prinzip ist ein wertvolles Werkzeug. Für viele Führungskräfte ist es genau das Richtige.
Für andere ist der erste Schritt, überhaupt den eigenen Handlungsspielraum zu erkennen. Und dann zu entscheiden, wie man ihn nutzt.
Mehr Hintergrund zu Methoden und Haltung finden Sie im Artikel Selbstorganisation und Zeitmanagement.
In unseren Seminaren und Trainings handeln wir die Themen nicht standardmäßig ab. Wenn Führungskräfte mit ihren besonderen Herausforderungen in den Raum kommen, wird das Seminar flexibel angepasst. Denn wir möchten, dass unsere Seminare den Teilnehmenden wirklich in ihrem Arbeitsalltag weiterhelfen und praktisch anwendbar sind.
Häufig gestellte Fragen zum Eisenhower Prinzip
Was ist das Eisenhower Prinzip?
Was tun, wenn sich alle Aufgaben wie A-Aufgaben anfühlen?
Was ist die ALPEN Methode?
Für wen ist das Eisenhower Prinzip geeignet?
Berufstätige Eltern stehen täglich vor einer großen Herausforderung: Sie möchten für ihre Kinder da sein, ihrem Job gerecht werden, Zeit für den Partner oder die Partnerin finden und vielleicht sogar noch ein Hobby oder soziale Kontakte pflegen
… und dann fühlt es sich an, als reichten die Stunden des Tages einfach nicht aus.
Der Spagat zwischen Familie, Beruf und persönlichen Bedürfnissen ist kräftezehrend. Stress und Hektik sind vorprogrammiert und oft bleibt das Gefühl, keiner Rolle wirklich gerecht zu werden.
Besonders wenn Perfektionismus ins Spiel kommt, steigt der Druck weiter. Alles soll optimal laufen – der Haushalt perfekt organisiert, die Kinder bestmöglich gefördert und die beruflichen Anforderungen tadellos erfüllt werden. Doch dieser Anspruch führt schnell in einen Zustand ständiger Erschöpfung. Abends fällt man erschöpft ins Bett und grübelt über all das, was noch zu tun wäre.
Die mentale To-do-Liste nimmt kein Ende, und echte Entlastung bleibt aus.
So muss es aber nicht sein.
Statt sich von den täglichen Anforderungen einnehmen zu lassen, gibt es bewährte Strategien, mit denen Sie sich das Leben erleichtern können.
Es geht nicht darum, noch mehr in Ihren Tag zu packen, sondern klüger zu planen, bewusst Prioritäten zu setzen und sich selbst nicht aus den Augen zu verlieren.
In diesem Artikel lernen Sie sieben praktische Methoden kennen, um den Alltag als berufstätige Eltern besser zu strukturieren, Stress zu reduzieren und mehr Freiraum für das zu schaffen, was Ihnen wirklich wichtig ist.
7 bewährte Strategien für berufstätige Eltern
1. Selbsterkenntnis – Was ist mir wirklich wichtig?
Worauf kommt es Ihnen wirklich an? Überlegen Sie, welche Momente Ihnen wirklich am Herzen liegen. Woran möchten Sie sich später erinnern – sowohl als Elternteil als auch als berufstätiger Mensch? Wenn Sie diese Fragen immer wieder reflektieren, können Sie Entscheidungen treffen, die Ihre Lebensqualität erhöhen und mehr Raum für das schaffen, was Ihnen wirklich wichtig ist.
Praxistipp
Schreiben Sie eine Liste mit fünf Dingen, die Ihnen im Alltag besonders wichtig sind. Speichern Sie die Liste in Ihrem Smartphone oder hängen Sie sie gut sichtbar auf,
um sich auch in turbulenten Zeiten daran zu erinnern.
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2. Aus dem Kopf aufs Papier
Ständig an offene Aufgaben zu denken, kostet Energie!
Notieren Sie deshalb alles, was Ihnen einfällt – berufliche To-do’s genauso wie private Erledigungen. Sie müssen die Kinder zum Sport fahren, einen Arzttermin vereinbaren, mit dem Partner das nächste Urlaubsziel besprechen, das Protokoll des letzten Meetings erstellen, die Kundenanfrage beantworten, auf Mails reagieren, den Freund zurückrufen, Rechnungen bezahlen, der Tante zum Geburtstag gratulieren, und ein Geschenk wollten Sie auch noch besorgen … Schreiben Sie alles auf, idealerweise abends vor dem Zubettgehen. Was Sie schriftlich festgehalten haben, müssen Sie sich nicht mehr merken.
Das Gehirn kann entspannen. Nichts geht verloren. Diese Notizen können Sie später sortieren.
Praxistipp
Nutzen Sie eine Notiz‒App oder ein kleines Notizbuch, um alle Aufgaben und Gedanken dazu festzuhalten.
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3. Aufgaben priorisieren und organisieren
Es ist wichtig, alle Ihre Aufgaben zu sortieren und zu priorisieren. Denn ein Schlüssel zur Balance liegt darin, klare Prioritäten zu setzen.
Nicht alles kann gleichzeitig an erster Stelle stehen.
Entscheiden Sie bewusst, was wirklich erledigt werden muss und was delegiert, gestrichen oder angepasst werden kann.
Zum Beispiel könnte es sinnvoll sein, bestimmte Hausarbeiten auszulagern – sei es durch die Unterstützung eines Partners, Familienmitglieds oder durch den Einsatz technischer Hilfsmittel.
Ein Staubsaugroboter kann eine echte Entlastung sein, genauso wie das Überdenken von Einkaufsroutinen oder die Reduzierung von anderen Aktivitäten, die nicht wirklich notwendig sind.
Wenn Sie sowieso schon kaum Zeit haben macht es keinen Sinn, sich im Kindergarten noch zusätzlich zu engagieren, oder im Verein das Sommerfest mit zu organisieren.
Und haben Sie schon einmal von der Not-To-Do-Liste gehört?
Was möchten Sie gar nicht mehr machen?
Indem Sie bewusst Entscheidungen treffen, schaffen Sie Raum für das, was wirklich zählt.
Praxistipp
Erstellen Sie eine „Not‒To‒Do‒Liste“ mit Dingen, die Sie künftig bewusst nicht mehr tun oder übernehmen möchten.
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4. Optimiertes Zeitmanagement und gute Selbstorganisation
Jeder Tag hat nur 24 Stunden. Aber diese 24 Stunden können Sie durch gute Planung und effizientes Arbeiten optimal nutzen – ohne Zeit zu verschwenden!
In meinen Seminaren lernen Sie einige der besten Strategien kennen, um das Beste aus Ihrer aktiven Zeit herauszuholen, Ihre Aufgaben besser zu bewältigen und trotzdem den Überblick zu bewahren.
Und verabschieden Sie sich dabei von dem Gedanken, es müsse alles perfekt sein. Gut ist gut genug.
Praxistipp
Setzen Sie sich einen Timer für Aufgaben, um fokussiert zu bleiben (z. B. 25 Minuten konzentriert arbeiten, 5 Minuten Pause). So schaffen Sie mehr in kürzerer Zeit.
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5. Rituale und Gewohnheiten etablieren
Der Übergang vom Arbeitsplatz zum Zuhause ist für viele Eltern eine Herausforderung. Oft nehmen wir den Stress des Tages mit nach Hause und können nur schwer abschalten.
Rituale und Gewohnheiten können dabei helfen, bewusst eine Grenze zu ziehen und den Übergang zwischen Arbeit und Zuhause fließender und stressfreier zu gestalten. So wird Ihrem Gehirn signalisiert, dass jetzt ein neuer Abschnitt des Tages beginnt.
Generell sind feste Gewohnheiten ein mächtiges Werkzeug, um den Alltag zu strukturieren und so die mentale Belastung und den Stress zu reduzieren. Denn Gewohnheiten entlasten das Gehirn, indem sie Routinen automatisieren.
Statt über jede Kleinigkeit bewusst nachdenken zu müssen, laufen vertraute Abläufe „auf Autopilot“.
Das spart mentale Energie und reduziert Entscheidungsstress. So bleibt mehr geistige Kapazität für wirklich wichtige Aufgaben – und der Alltag wird entspannter.
Praxistipp
Führen Sie ein Abschaltritual nach Feierabend ein, z. B. einen kurzen Spaziergang oder eine Tasse Tee, um bewusst von der Arbeit ins Familienleben umzuschalten.
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6. Energiequellen schaffen
Viele Eltern vernachlässigen ihre eigenen Bedürfnisse zugunsten der Familie oder des Jobs. Doch Selbstfürsorge ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Nur wer selbst ausgeglichen ist, kann auch für andere da sein.
Gönnen Sie sich deshalb regelmäßige Pausen und kleine Auszeiten für die notwendige Erholung. Denn das ist nicht nur wichtig für Ihre Resilienz, sondern auch für Ihre Fähigkeit, den Alltag mit einem klaren Kopf zu meistern.
Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Energie regelmäßig aufzuladen, können Sie auch langfristig erfolgreich und ausgeglichen bleiben – als Elternteil, als berufstätige Person und als Mensch.
Praxistipp
Planen Sie feste „Me‒Time“‒Slots ein – sei es ein Spaziergang, ein gutes Buch, Sport, Meditation oder ein Treffen mit Freunden. Tragen Sie diese Termine genauso wie andere wichtige Termine in Ihren Kalender ein.
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7. Gute Netzwerke aktivieren
Sie müssen nicht alles alleine schaffen! Suchen Sie sich Unterstützung und vernetzen Sie sich mit Gleichgesinnten.
Überlegen Sie, wie Sie in verschiedenen Bereichen Hilfe gewinnen können:
z. B. durch Partner oder Familienmitglieder, die Ihnen Erledigungen abnehmen können
Freunde oder Kollegen, die gute Ideen für Ihr Projekt beisteuern können oder ein professioneller Dienstleister, der lieber (und schneller) putzt oder bügelt als Sie eine Fahrgemeinschaft, die die Kinder zum Sport bringt etc.
Scheuen Sie sich nicht, Hilfe anzunehmen.
Entlasten Sie sich von Aktivitäten, die auch andere für Sie erledigen können und schließen Sie sich zu Gemeinschaften zusammen.
Auch der Austausch mit anderen Eltern kann entlastend wirken und neue Perspektiven eröffnen.
Praxistipp
Bauen Sie sich ein Unterstützungsnetzwerk auf. Recherchieren Sie, welche Angebote es in Ihrer Nachbarschaft bereits gibt, die Sie ebenfalls nutzen könnten.
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Es ist nie zu spät …
Gewohnheiten zu verändern, neue Strategien auszuprobieren und die Weichen in eine neue Richtung zu stellen, die Ihnen mehr Raum für sich selbst und Ihre Familie lässt.
Indem Sie sich bewusst mit Ihren vielfältigen und oft unsichtbaren Aufgaben auseinandersetzen, effektiv delegieren und sich selbst als Priorität erkennen, können Sie den Alltag mit weniger Stress und mehr Zufriedenheit bewältigen.
