In einem zweitägigen Online-Seminar zum Thema Selbstorganisation und Zeitmanagement, das wir bei PIHALY Personalentwicklung für ein Verkehrsunternehmen durchgeführt haben, erlebte ich kürzlich eine Situation, die mich nachdenken ließ.
Am ersten Nachmittag haben wir das Eisenhower Prinzip eingeführt. Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einteilen. Entscheidungen bewusster treffen. Den eigenen Arbeitstag selbstbestimmter gestalten.
Sieben der zwölf Teilnehmenden waren sofort dabei. Sie nannten die Matrix am Ende des Tages als ihre wichtigste Erkenntnis.
Fünf sagten: „Das funktioniert bei uns nicht. Wir haben keine B-, C- oder D-Aufgaben. Alles ist wichtig und dringend."
Ich kenne dieses Gefühl. Und ich kenne den Grund dafür.
Das Eisenhower Prinzip kurz erklärt
Das Eisenhower Prinzip teilt Aufgaben in vier Bereiche ein.
A-Aufgaben: wichtig und dringend. Sie werden sofort erledigt.
B-Aufgaben: wichtig, aber noch nicht dringend. Sie werden eingeplant.
C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig. Sie werden delegiert oder gebündelt.
D-Aufgaben: weder wichtig noch dringend. Sie werden gestrichen.
Das klingt simpel. Ist es auch.
Aber die Eisenhower Matrix funktioniert nur dann, wenn man tatsächlich Entscheidungsspielraum hat. Wenn man selbst bestimmen kann, was zuerst kommt.
Was ist mit denen, die diesen Spielraum nicht zu haben glauben?
Wenn das Eisenhower Prinzip nicht greift
Die fünf Teamleiter in unserem Seminar arbeiteten im Fahrdienst des Verkehrsunternehmens.
Ihr Alltag: Mitarbeitergespräche mit Fahrern. Unfallaufnahmen. Abstimmungen mit der Disposition. Krankmeldungen. Spontane Anfragen. Immer wieder Unterbrechungen.
Ihr Gefühl: komplett fremdbestimmt.
Und aus ihrer Perspektive stimmte das sogar. Jedes Anliegen, das auf sie zukam, hatte eine gewisse Dringlichkeit. Es kam von außen, es musste beantwortet werden, und es ließ sich kaum verschieben.
Die Eisenhower Matrix brachte ihnen in diesem Moment keinen Mehrwert. Nicht weil die Methode falsch ist, sondern weil die Ausgangsfrage eine andere war.
Für diese Gruppe lautete die richtige Frage nicht mehr: Was ist wichtig?
Sondern: Wie gehe ich mit wichtigen Aufgaben sinnvoll um?
Zeitmanagement im fremdbestimmten Führungsalltag
Am zweiten Tag sind wir zweigleisig gefahren.
Die eine Gruppe hat mit der Eisenhower Matrix ihren nächsten Tag geplant, ergänzt durch die ALPEN Methode für strukturierte Tagesplanung.
Für die andere Gruppe haben wir zunächst eine andere Frage gestellt: Gibt es wirklich keinen Handlungsspielraum?
Wir haben gemeinsam geschaut:
- Wie werden Gespräche geführt? Schnell und reaktiv oder mit kurzer Vorbereitung?
- Wie schnell wird auf Anfragen reagiert? Sofort oder zu einem selbst gewählten Zeitpunkt?
- Welche Grenzen werden gesetzt? Wird jede Unterbrechung angenommen oder gibt es Fokuszeiten?
- Was wird selbst gelöst und was nicht?
- Wie wird mit immer wiederkehrenden Fragen umgegangen?
Plötzlich sah die Situation anders aus. Der Spielraum war kleiner als bei anderen Führungskräften. Aber er war da.
Die A1-A4-Matrix: Ein anderer Blick auf Prioritäten
Für Führungskräfte, die sich nur mit A-Aufgaben konfrontiert sehen, setzen wir in unseren Seminaren bei PIHALY Personalentwicklung eine andere Matrix ein.
Nicht mehr die Frage: wichtig oder dringend?
Sondern: Wie gehe ich mit dieser wichtigen Aufgabe um?
- A1Ich erledige es selbst und sofort.
- A2Ich erledige es selbst, aber zu einem selbst gewählten Zeitpunkt.
- A3Ich erledige es gemeinsam mit jemandem.
- A4Ich sorge dafür, dass es über den richtigen Weg gelöst wird. Nicht von mir.
Gerade A4 ist der größte Hebel.
Ein Beispiel aus dem Seminar: Teamleiter im Fahrdienst werden regelmäßig zur Auskunftsstelle für HR-Fragen. Wie viele Urlaubstage habe ich noch? Welche Regelung gilt bei Teilzeit?
A1-Denken: Ich beantworte die Frage direkt.
A4-Denken: Das ist ein HR-Thema. Ich leite weiter.
Oder: Immer dieselben Fragen tauchen auf. A4-Denken bedeutet, einmalig eine Kurzanleitung, ein FAQ-Dokument oder einen Teamskanal einzurichten. Damit die Frage nie wieder auf dem eigenen Tisch landet.
Was in unserem Hirn passiert, wenn wir fremdbestimmt arbeiten
Unser Hirn registriert sehr genau, ob wir selbst entscheiden oder nur reagieren.
Wer den ganzen Tag Anfragen von außen abarbeitet, ohne das Gefühl zu haben, selbst zu steuern, ist abends erschöpft auf eine ganz besondere Weise. Nicht weil zu viel getan wurde. Sondern weil nichts davon selbstbestimmt war.
Das Gefühl von Handlungsfreiheit ist keine Kleinigkeit. Es beeinflusst direkt, wie viel Dopamin unser Hirn ausschüttet. Und Dopamin ist der entscheidende Faktor für Motivation, Energie und die Bereitschaft, am nächsten Tag wieder loszulegen.
Die fünf Teamleiter in unserem Seminar hatten am Ende des zweiten Tages etwas erkannt:
Ihr Handlungsspielraum war kleiner als sie sich gewünscht hätten. Aber er existierte. Und das allein veränderte etwas.
Was das für Führungskräfte bedeutet
Zeitmanagement ist keine Frage der richtigen Methode.
Es ist zuerst eine Frage der Haltung: Wo habe ich Einfluss? Was kann ich gestalten? Wo darf ich delegieren, weiterleiten oder Strukturen schaffen, die langfristig entlasten?
Das Eisenhower Prinzip ist ein wertvolles Werkzeug. Für viele Führungskräfte ist es genau das Richtige.
Für andere ist der erste Schritt, überhaupt den eigenen Handlungsspielraum zu erkennen. Und dann zu entscheiden, wie man ihn nutzt.
Mehr Hintergrund zu Methoden und Haltung finden Sie im Artikel Selbstorganisation und Zeitmanagement.
Was mir dabei wichtig ist: Kein Seminar endet so, wie es begonnen hat. Wenn Führungskräfte mit anderen Herausforderungen in den Raum kommen als geplant, verändert sich das Seminar. Nicht der Plan ist das Ziel. Sondern das, was den Teilnehmenden am Ende wirklich nützt.